Rétroplanning : comment en faire un ?

Pour avoir le contrôle sur le déroulement d’un événement ou d’un projet, on peut vous parler de l’élaboration du rétroplanning. Il s’agit d’un outil indispensable qui vous permet la visualisation du projet sous forme de calendrier. Convaincu de l’importance de la conception d’un rétroplanning ? On vous dit comment en faire un dans cet article.

Le rétroplanning, c’est quoi ?

Il ne faut pas confondre le planning classique avec le rétroplanning. Le planning classique est établi à partir de la date du début du projet. Pour le rétroplanning, la conception se fait en partant de la date de la fin du projet. On a là une méthode de planification inversée.

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Que ce soit pour le planning classique ou pour le rétroplanning, on reste sur la même mécanique. Autrement dit, le positionnement des jalons ou encore la mise en place des missions et des tâches sur le calendrier restent les mêmes. La principale différence entre ces deux plannings réside au montage.

Quand on monte son rétroplanning, on doit mettre les tâches et aussi les sous-tâches essentielles à l’exécution et au pilotage du projet. Dans cette étape, il faut bien classifier les tâches d’une façon logique en mettant en tête de liste les tâches les plus importantes et les plus urgentes. Il faut aussi associer à une tâche un responsable et aussi un état.

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Élaborer son rétroplanning

Vous avez maintenant une idée de ce qu’est un rétroplanning et de sa conception. Retrouvez quand même ci-après les étapes principales de l’élaboration de votre rétroplanning.

Identifier et lister les tâches et les missions à réaliser

Posez-vous pour définir toutes les tâches et les étapes qui vont constituer votre projet. Il doit y avoir un bon nombre et pour ne pas vous perdre, associez à une tâche ou à une mission une lettre ou un numéro ainsi qu’un responsable. En effet, même s’il s’agit de votre projet, il se peut que vous deviez faire intervenir une tierce personne pour la réalisation d’une mission.

Vous ne devez négliger aucune tâche, ni aucune mission. Vous devez mettre dans cette liste, même celles les plus évidentes pour éviter tout oubli. Dans un rétroplanning, la précision est de mise et comprenez bien que ne serait-ce qu’un petit oubli pourrait nuire au bon déroulement de votre projet. Vous pouvez donc lister les tâches principales et mettre à côté les tâches secondaires qui les constituent.

Faire une estimation de la durée de l’exécution de chaque tâche

Pour positionner toutes ces tâches et missions dans le rétroplanning, vous devez également définir ou du moins estimer la durée de chaque mission ou tâche. Même si on parle d’estimation, il faudrait être le plus précis possible pour respecter les délais d’exécution du projet.

Estimer le timing nécessaire pour la réalisation d’une tâche ou d’une mission n’est pas si simple, mais vous pouvez vous référer aux retours d’expérience des collaborateurs de l’équipe ou aux projets similaires précédemment réalisés. Si le projet est un peu particulier, vous pouvez avoir recours à la technique des trois points. Il s’agit de définir :

• Une durée optimiste, durée nécessaire pour laquelle la mission serait réalisée sans encombre,
• Une durée pessimiste, durée nécessaire pour laquelle la mission serait réalisée dans des conditions complexes,
• Une durée probable, durée la plus en accord avec la réalité pour réaliser la mission.

Pour avoir le temps nécessaire à la réalisation de la mission, il faut faire le calcul suivant :

Durée d’exécution de la mission = (durée optimiste + durée pessimiste +(4x durée probable)) /6.

Ordonner les tâches et les missions

Il faut maintenant organiser les tâches et les missions tout en analysant leurs interdépendances. Vous devez donc les ordonner, car oui, il y a des tâches et des missions qui ne peuvent démarrer sans que certaines ne soient achevées. Pour ce faire, vous pouvez avoir recours au diagramme de PERT.

Mettre sur pied le rétroplanning

Maintenant que vous avez tous les éléments, vous pouvez construire votre rétroplanning. Pour ce faire, il faut partir de la fin en mettant sur la date de la fin du projet la dernière tâche ou mission à effectuer. Vous pouvez par la suite remonter le temps et ainsi de suite.

Si vous dépassez la date idéale du début du projet, vous devez revoir vos priorités ou encore ajuster les délais d’exécution des missions et des tâches. Dans cette élaboration du rétroplanning, il faut toujours prévoir une marge de manœuvre pour ne pas être pris au dépourvu en cas de problèmes ou d’imprévus.